Организаторские способности

 Люди, которые хотят показаться умными, полагаются на свою память. Люди, которые хотят сделать свои дела, составляют списки. – Питер Макуильямс

 

КАРТА Дела делаются легче, если усилия всех направлены в одну сторону. Проще добиваться результатов, имея под рукой все инструменты и ресурсы. Проще выполнять свою работу, когда все, кто вам нужен, оказывают поддержку и играют на вас. Это интересно – уметь выполнять работу через других, даже когда у вас нет над ними официальной власти. И если только вы не предпочитаете выбирать пути потруднее и работу поскучнее, организаторские способности иметь просто необходимо.

НЕДОСТАТОК

Сотрудник не в состоянии эффективно собрать воедино нужные ресурсы. Может не знать, каким образом найти и организовать персонал, материалы, средства и т.д. Может неумело делегировать полномочия, плохо планировать работу и не мотивировать подчиненных. Производительность его труда снижается по мере увеличения числа одновременно выполняемых дел. Он может излишне полагаться на свои силы. Порой пытается выполнить задание в последнюю минуту или вынужден надолго задерживаться на работе, чтобы завершить его. Не в состоянии и предвидеть или не может понять, каким образом происходит взаимодействие различных аспектов деятельности.

НОРМА

Сотрудник может собрать ресурсы (персонал, средства, материалы и пр.), необходимые для выполнения работы. В состоянии гармонично сочетать разные виды деятельности, ведущие к достижению цели. Использует ресурсы эффективно и рационально. Удобным образом организует информацию и ведет документацию.

ИЗБЫТОК

Сотрудник может не выносить обычный уровень рабочего беспорядка. Слишком часто настаивает, чтобы работа выполнялась так, как он сам привык ее делать. Не приветствует идеи и предложения окружающих. Действует менее эффективно, если дела идут не по плану.

НЕКОТОРЫЕ ПРИЧИНЫ

• Неумение делегировать работу
• Недостаток опыта
• Недостаток умения создавать рабочий настрой
• Недостаток изобретательности
• Недостаток умения вести переговоры
• Слабые навыки планирования
• Эгоцентризм

 

НЕКОТОРЫЕ РЕКОМЕНДАЦИИ

1. Цели и критерии оценки. Ничто так не способствует тому, чтобы удерживать проект в рамках бюджета и запланированных сроков, как установленные цели и критерии. Установите цели как на проект в целом, так и на отдельные задания в рамках проекта. Установите критерии и параметры, чтобы другие могли отслеживать процесс относительно поставленных целей. 

2. Расписать работу. Как правило, изобретательность начинается с планирования. Что мне требуется выполнить? Каковы сроки? Какие ресурсы мне понадобятся? Кто контролирует те ресурсы, которые мне потребуются: людей, инструменты, материалы, организационная поддержка? Мои средства? Каким образом будет производиться оплата за необходимые мне ресурсы? Если я выигрываю, кто еще при этом выиграет? Кто может потерять на этом?
Распишите весь объем работы от А до Я. Многие люди приобретают репутацию неорганизованных из-за того, что не прописывают порядок работ и не группируют задачи, и, как результат, что-нибудь упускают. Попросите кого-нибудь проверить изложенную вами последовательность работ и то, не упущено ли что-нибудь?

3. Обеспечение ресурсами. Что я могу купить? Что – обменять по бартеру? Что я могу одолжить? Что я могу предложить взамен на необходимые ресурсы? Что из необходимых мне ресурсов я не смогу ни купить, ни выменять?

4. Заручитесь поддержкой. Поделитесь своими целями и задачами с теми людьми, поддержка которых вам необходима. Постарайтесь, чтобы они внесли свой вклад в организацию. Люди, мнением которых интересуются, более охотно идут на сотрудничество, чем те, которых не спрашивают. Продумайте и то, как люди,  поддерживающие вас, могут выиграть от ваших побед.

5. Делегирование. Выполнение долгого, сложного, многоуровневого проекта предполагает выполнение серии отдельных заданий, которые в конечном итоге приведут к осуществлению проекта целиком. Один из явных выводов исследований заключается в том, что наделенные полномочиями сотрудники работают дольше и усерднее. Людям нравится, когда они могут контролировать собственную работу, определять способы ее выполнения и иметь достаточно полномочий для принятия решений. Поручайте как можно больше заданий другим, не забывая при этом и о предоставлении полномочий. Еще один отчетливый вывод – нужно уделять максимальное внимание самым слабым звеньям (это, как правило, группы или элементы, где связь или контроль ослаблены), возможно, кто-то расположенный на удаленном расстоянии, консультант или поставщик. Уделяйте удвоенное внимание этим слабым звеньям.

6. Управление многоплановыми процессами. В большинстве своем попытки выполнения многоплановых задач подразумевает параллельное управление несколькими процессами одновременно. И наличие генерального плана облегчает задачу. Он также помогает в делегировании отдельных заданий.  Эффективное управление. Следите за бюджетом. Внимательно планируйте расходы. Оставляйте резервные средства на непредвиденные расходы. Отведите специальное время для финансирования, чтобы лучше следить за текущими расходами.

7. Без лишних эмоций. Немногим удается сохранять выдержку, когда наваливается много вопросов одновременно. Здесь поможет планирование. Делегирование. Определение целей и параметров. Раздражение вряд ли поможет делу. 

8. Самообладание.
Отмечайте успех. Возьмите за правило – делить лавры и распределять блага. Это облегчит вам обращение к тому же источнику в следующий раз, когда возникнет нужда в ресурсах. Найдите в своем окружении человека, которому хорошо удается организовывать людей и работу. Понаблюдайте за его (ее) действиями. Как бы вы сравнили это с вашими типичными действиями?

___________________________________________________________

Любой триумф – результат хорошей организации.– Курт Воннегут