Рациональное распределение времени

Некоторые руководители выполняют значительный объем работы в ограниченные сроки, другие жалуются, что не могут достичь определенных результатов из-за "недостатка времени". Для последних возможность научиться более эффективно и разумно распоряжаться временем поистине драгоценна.

Учиться эффективно использовать время следует начинать с понимания того, куда оно у вас уходит. Без полного представления о вашей ежедневной работе нет никаких оснований для внесения изменений. Начав изучать использование своего времени, вы, вероятно, придете к некоторым из следующих оценок:

- Я позволяю себе тратить свое время на других.

- Я растрачиваю время на мелочи.

- Я позволяю отнимать у себя время эмоциям.

- Я не умею достаточно хорошо планировать и, как следствие, создаю себе работу, требующую дополнительных затрат времени.

- Я делаю то, что могли бы выполнить другие.

- Я не добиваюсь целей в поставленные мною сроки.

Как говорится, "то, как мы используем наше время, говорит о том, кто мы", и те же факторы, которые снижают эффективность в использовании времени, подрывают нашу общую эффективность.

Ключ к улучшению использования времени - это осведомленность. Недавно в спортивном мире были выработаны методы, позволяющие развивать навыки самоосознания с куда большей точностью. В качестве примера нового метода проведем сравнение подходов двух инструкторов, обучающих катанию на коньках.

Джека убедили пойти покататься на коньках вместе с детьми. Поскольку он до этого ни разу не стоял на коньках, он решил взять несколько уроков. Его первый инструктор постоянно давал указания, исправлял ошибки и старался учить так, как это делают, другие. На втором уроке у Джека был другой инструктор, сосредоточивший свои усилия на том, чтобы помочь ему понять, что происходит, когда тот делает на льду те или другие движения. Этот инструктор задавал вопросы типа следующих:

- Что вы ощущаете, когда быстро двигаетесь?

- Какое движение делает нога при повороте?

- Как меняется дыхание при ускорении?

- Что произошло, когда вы упали?

- Что вы говорите себе о своих способностях?

Второй инструктор помогал Джеку лучше понимать последствия различных движений и учиться, опираясь на возрастающее осознание того, что с ним происходит. В результате создавалась обратная связь с уже накопленным опытом, что, конечно, лучше, чем учиться только на жестких указаниях.

Наблюдать за затратами своего времени и оценивать, действительно ли эти затраты соответствуют вашим нуждам, можно с помощью вопросов, сходных с теми, какие задавал Джеку инструктор:

- Что я испытываю, делая это?

- Какие свои способности я использую?

- Каков результат моих временных затрат?

- Испытываю ли я напряжение в данный момент?

- Действительно ли я полон энергии и сил?

- Как и почему я решил потратить время именно на это?

Обратите внимание: эти вопросы служат лишь для получения информации, не для вынесения суждений. Если вы не удовлетворены собой, ваши суждения могут затруднить процесс обучения и внесения изменений. Куда более полезно просто посмотреть на то, как вы тратите время, и собрать эти наблюдения. Это мало-помалу повлияет на вашу самооценку, и перемены произойдут сами собой. Ключом к такому методу наблюдения за собой и обучения является самоосознание.

Время и силы менеджера

У многих руководителей возникают проблемы с распределением времени: столько всего нужно сделать, что вполне можно было бы работать по двадцать часов ежедневно. Однако те, кто умеет им эффективно распоряжаться, становятся крайне скрупулезными, "вкладывая" свое время; они постоянно задают себе следующие вопросы:

- Надо ли мне делать это?

- Хочу ли я делать это?

- Какими могут быть потенциальные результаты?

- Как это сделать проще всего?

- Могу ли я привлечь себе в помощь дополнительные ресурсы?

- Не могу ли я делать также что-либо еще?

Идея, неявно содержащаяся в термине "вклад времени", крайне полезна. Относитесь к своему времени так же, как удачливый вкладчик капитала обращается со своими акциями. Проблемы в том и другом случае похожи. Инвестор не может иметь вклады всюду и поэтому выбирает определенные капиталовложения, так распределяя свои инвестиции, чтобы общий эффект был наибольшим. Точно так же и менеджер располагает ограниченным количеством времени и должен, вкладывая его, максимизировать свои результаты.

Удвоение

На идею "Не могу ли я делать также что-либо еще?" нас натолкнули удачливые руководители, ухитряющиеся "угнаться за двумя зайцами". Мы развили ее дальше и разработали метод, который назвали "Удвоение". Целью "Удвоения" является сознательное использование времени для выполнения не одной, а нескольких задч сразу. Например, поездку по железной дороге можно использовать для чтения технического журнала, а послеобеденная беседа может пригодиться для опробования ваших взглядов или для того, чтобы научиться чему-либо у окружающих. Поскольку каждый момент времени может использоваться для выполнения нескольких задач, нужно четче представлять себе те возможности, которыми вы располагаете. "Удвоение" может стать полезным и в управлении, "и в обычной жизни.

Рациональное распоряжение временем

Для руководителей, рационально распоряжающихся временем, характерны четыре общих черты:

1. Они бережливо относятся к своему времени, осознавая, что это бесценный ресурс, требующий разумного обращения с ним. Прежде чем принять решение о выделении времени на какую-либо конкретную деятельность, руководитель оценит, так ли уж она полезна. Та, которая не обещает весомых результатов, сразу же отвергается.

2. Они совершенствуют умение делегировать свои полномочия. Перераспределение полномочий представляет собой процесс передачи задач от одного лица к другому. С передачей своей ответственности за выполнение задачи, полномочий и возможностей по ее решению вьь свобождается время на более ценную деятельность.

3. Они планируют использование времени. Составляется расписание действий, готовится та или иная форма сетевого плана так, чтобы обеспечить выбор рационального решения.

4. Их подход к решению проблем основан на оценке его эффективности. При возникновении трудностей и в моменты, когда необходимо найти решение, руководитель, эффективно использующий время, выберет такой метод, который приведет к эффективному решению проблемы.