Своевременное принятие решений

Страдаете перфекционизмом? Ощущаете в себе потребность быть уверенным на 100%? Хотите быть уверенным в том, что по крайней мере большинство принимаемых вами решений верны? Многие предпочли бы то же самое! От перфекционизма достаточно трудно избавиться, так как большинству людей он видится положительным качеством. Они гордятся тем, что никогда не бывают не правы. Постарайтесь выявить, в чем у вас проявляется перфекционизм – вам требуется больше, чем другим, времени, чтобы собрать информацию, увеличив, тем  самым, степень уверенности и оградив себя от риска принятия неверного решения и, как
следствия, критики, которая могла бы стать следствие решения, принятого в более короткий срок? Любой, имеющий голову на плечах и обладающий 100% информации мог бы принимать верные решения. Настоящая проверка заключается в том, кому раньше других и с большей степенью верности удастся принять решение в условиях ограниченной информации.
Некоторые из исследований утверждают, что даже самые преуспевающие руководители правы лишь на 65%. Если у вас существует необходимость более своевременно принимать решение, вам нужно сократить свои потребности в объеме информации, обеспечивающем вам непогрешимость. Постарайтесь постепенно, с каждой неделей, сокращать свою потребность в информации и потребности быть всегда правым, пока не достигните разумного баланса между размышлениями и действиями. Старайтесь принимать не столь значимые решения в условиях неполной информации или ее отсутствия. Больше доверяйте своей интуиции. Ваш опыт не позволит вам сильно сбиться с пути. Позвольте мозгу совершить вычисления.


Тянете время? Любите откладывать на «потом»? Спохватываетесь, когда все время уже почти вышло? Все делаете в последнюю минуту? Не только вы не уложитесь в срок, но и ваши решения будут грешить низким качеством и точностью. Любители тянуть время не укладываются в сроки и не достигают целевых показателей. Начните раньше. Всегда продумывайте задание на 10% сразу после того как его получаете. Это позволит вам точнее оценить, сколько времени понадобится для того, чтобы завершить остальную часть. Разбейте весь срок, отведенный для принятия решения, на три или четыре этапа и наметьте время для работы над каждым из них. Запомните один из Законов Мерфи. Десять процентов времени тратится на выполнение 90% задания, остальные 90% времени уходят на то, чтобы завершить оставшиеся 10% работы. Всегда отводите больше времени, чем, как вам кажется, эта работа может потребовать. Наметьте для себя контрольные даты на весь период выполнения задания. На самые ранние этапы запланируйте сбор и анализ информации. Не тяните до последнего момента. Выставьте собственный крайний срок – на неделю раньше действительного.

Неорганизованность? Не всегда успеваете все сделать вовремя? Забываете крайние сроки предоставления заданий? Теряете запросы о принятии решений. Под давлением времени и увеличившейся неопределенности, вам самому придется спускать на воду корабль. Работая в неразберихе, вам не принять качественных своевременных решений. Вам нужно установить более жесткие приоритеты. Сконцентрируйтесь больше на нескольких принципиальных решениях. Не позволяйте текучке и более мелким заданиям отвлекать вас от основных. Старайтесь быть более организованным и дисциплинированным. Ведите журнал принятия решений. Как только обнаруживается возможность принятия решения, сразу же делайте отдельную запись и проставляйте дату, когда, в идеале, решение должно быть принято. Работу, которую необходимо завершить к определенной дате, планируйте путем обратного отсчета. Если вам недостает дисциплины в том, как вы работаете и из-за этого вы порой запаздываете с принятием решений и, как следствие, с действиями, приобретите книги по TQM, ISO и Six Sigma. Пройдите курсы эффективной организации труда.


Чрезмерная осторожность и консерватизм? Стремление все анализировать парализует ваши действия? Постарайтесь покончить с дотошным анализом и просто сделайте то, что нужно сделать. Принятие решений в более скором порядке увеличит и процент ошибок и промахов, но, с другой стороны, позволит сделать больше работы, и быстрее. Выработайте у себе более философскую позицию по отношению к критике и неудачам. В конце концов, крах потерпели большинство инноваций, большинство предложений и большинство попыток что-
либо изменить, все стоящее требует повторных попыток. Лучшим выходом в ситуации возникновения ошибки будет спросить себя, что можно вынести из этой ситуации. Спросите себя, соответствует ли ваша потребность быть осторожным тем требованиям по скорости и срокам, которые предъявляет ваша работа.


Избирательная своевременность. Многим людям свойственно выполнять своевременно одни дела (бюджетные решения) и оттягивать выполнение других (отрицательный отзыв подчиненному). Некоторых областей мы стремимся избегать. Создайте две колонки. В левую занесите те сферы, в которых вы принимаете решение своевременно и быстро. Что у них общего? Справа перечислите сферы, в которых вы неохотно принимаете решения, сомневаетесь, оттягиваете. Что объединяет этот список? Возможно, это связано с деньгами? Людьми? Риском? Вышестоящим руководством? Может, вы стараетесь избегать детализации или стратегии, или же тех технических областей, которые вам не по душе, либо вы о них мало знаете? Поскольку, как бы то ни было, вы уже принимали своевременное решение, по крайней мере, в одной из областей, постарайтесь перенести эту поведенческую модель на процесс принятия решений и в других областях. У вас уже имеются навыки. Вам нужно лишь преодолеть барьеры (скорее всего барьеры вашего отношения к этому) в более сложных для вас областях. Если вам недостает знаний, квалификации, задействуйте свое окружение. Обратитесь к двум, по вашему мнению, самым мудрым в плане принятия решений, людям,
наймите консультанта, соберите специальную группу по решению этой проблемы. Вам не нужно быть экспертом в этой области, но вам нужно знать, как, в случае необходимости принятия решений, получить доступ к экспертной информации.


Избирательность в отношении людей. Иногда мы действуем своевременно в отношении одних людей и несвоевременно – в отношении других. Во многих случаях это связано с тем, как они на вас реагируют. Есть люди, общаться с которыми легко и те, с кем трудно взаимодействовать. Есть люди, всегда склонные к поддержке и те, что любят наказывать. В зависимости от того, для кого предназначается решение, вы можете изменять и стиль принятия решений. Порой мы до последней минуты стараемся избежать общения с трудными
людьми, потому что хотим быть правыми, и не хотим оказаться наказанными или униженными. Отрепетируйте про себя наихудший сценарий развития событий в разговоре с трудным человеком. Постарайтесь предугадать то, что этот человек мог бы сказать и подготовьте ответы, чтобы вас не могли застать врасплох. Сосредоточьте свое внимание на двух-трех моментах конфликтной ситуации и вежливо, четко настаивайте на них. Не пытайтесь выложить все, что вам приходит в голову, сконцентрируйтесь на сути. В разговорах с трудными людьми используйте пробные шары. Заблаговременно, до срока принятия решения, попробуйте закинуть этот пробный шар в том направлении, о котором думаете. Возможно, вам придется немного поволноваться, или даже стерпеть небольшое наказание, но зато у вас будет информация, чтобы позже прийти к лучшему решению. 

Постепенность в принятии решений. Рассматривайте одно крупное решение как ряд более мелких. По своей сути, быстрое, своевременное принятие решений предполагает, что придется считаться с тем фактом, что вероятность ошибок и просчетов возрастет, а значит придется смириться с раздражением и критикой, которые последуют. Работа, в режиме аврала, над проблемой, которая не сформулирована должным образом и не имеет прецедентов ее решения – это выстрел в темноту, с той информацией, которая имеется на руках в настоящий момент. Люди, действующие step by step, принимают серию более мелких  решений, отслеживают обратную связь, корректируют курс, собирают еще немного сведений, еще продвигаются вперед, пока не примут окончательное крупное решение. Они не пытаются сделать это сразу же. Сначала они делают насколько возможно точные предположения и исправляются по мере поступления обратной связи. Многие из исследований по решению проблем показывают, что лишь на этапе второй или третьей попытки мы получаем истинное
понимание картины ситуации, со всеми предпосылками. То есть вам необходимо освоить два аспекта – начинать с малого, чтобы можно было скорее поправиться. Начинать действовать как можно раньше и уметь справляться с раздражением других. Когда время поджимает: стресс и конфликты. Некоторым условия аврала только придают силы. Для других это является стрессом. На самом деле, это замедляет нашу работу. Мы чувствуем себя не в своей тарелке. Мы неспособны выкладываться полностью, когда нас подгоняют. Мы становимся более беспокойными, нервными, расстроенными. Что провоцирует подобные эмоциональные реакции у вас? Запишите для себя, что именно вызывает у вас состояние беспокойство, когда поджимает время? Какие страхи и опасения всплывают? Не хотите совершать ошибок? Боитесь непредсказуемых последствий? Не обладаете достаточной
уверенностью, чтобы решать? Когда вы оказываетесь под стрессом, выкиньте проблему из головы на какое-то время. Займитесь чем-нибудь другим. И возвращайтесь к ней лишь тогда, когда ситуация снова будет под контролем. Пусть ваш мозг сам поработает над проблемой, пока вы займетесь чем-то более спокойным. 

Оттягивание момента озвучивания решения. Еще одна распространенная ситуация, когда у человека нет проблем с тем, чтобы принять решение в своей голове; проблема в том, чтобы объявить о нем, оттягивание этого момента до тех пор, пока не выйдут все сроки. В этом случае с вашей способностью принимать своевременные решения все в порядке, все дело в недостатке смелости и уверенности. Как быстро у вас в голове созрело то решение, которое сейчас вам предстоит вынести на публику? Две недели назад? Почему вы все это время держали его при себе? Боитесь реакции? Готовите себя эмоционально, чтобы быть в состоянии
вынести накал? Пытаетесь найти самое подходящее время, чтобы изложить его? Люди такого склада обычно не меняют однажды принятое решение; они обычно меняют свое мнение относительно того, когда сказать людям о том, что решение уже принято. Для того, чтобы проверить это, запишите, какие решения вы приняли бы прямо сейчас, затем сравните их с теми решениями, которые вы принимаете в действительности и объявляете о них гораздо позже. Являются ли эти решения скорее теми же, или они отличаются? Если они в основном те же, возможно, у вас имеется именно эта проблема. Поскольку напряжение и критика в любом случае будут одинаковы, лучше сразу с этим разделаться. Если же эта критика будет содержать некую полезную информацию, это позволит вам скорее скорректировать ваше решение.


Вас способны поколебать неприятие и враждебная реакция? Конфликтные ситуации замедляют ваши реакции? Расшатывают вашу уверенность в принятом решении? Вы даете задний ход? Слишком быстро сдаете свои позиции? Стараетесь сделать так, чтобы всем было хорошо? Выполните сначала домашнее задание. Оцените проблему, рассмотрите варианты, выберите один, разработайте обоснование, а затем уже озвучивайте другим. Будьте готовы защищать свой выбор; старайтесь предвидеть, о чем вас спросят, на будут возражать, как
подействует на других это решение. Внимательно слушайте, принимайте критику своей идеи и пересмотрите ее в соответствии с фактической информацией. В противном случае держите свою позицию. Вы хронически чем-то обеспокоены? Что могло бы случиться? Что могло бы пойти не так? Это кажется навязчивой идеей? Попробуйте эти две техники. Запишите все, что вас беспокоит, на листок бумаги. Разделите свои беспокойства по категориям. Теперь запишите по одному «за» напротив каждого «против» (беспокойства).Опасения справедливы, но только если вы рассмотрели и противоположную сторону. Все варианты решений имеют «за» и «против».


Вы никогда не будете обладать всей информацией для принятия решения. Если бы вы ей обладали, это был бы уже пройденный этап, а не решение.
– Дэвид Дж. Махони, мл., американский руководитель высшего звена

Перейти к описанию компетенции