Организация - ключевая функция управления. Направлена на формирование отдельных подсистем, а также связей и отношений между ними. Обеспечивает упорядоченность всех направлений работы предприятия.
"...Под организацией понимается прежде всего размещение организационных ресурсов для достижения стратегических целей компании. Размещение ресурсов выражается в распределении работников по подразделениям и рабочим местам, в формировании официальных структур власти и механизмов координации выполнения различных организационных задач.
Принципы организации «как делать» имеют большое значение, потому что они вытекает из стратегии «что делать». Стратегия определяет, что делать; организация определяет, как это делать. Организационная структура — это инструмент менеджмента, используемый для объединения ресурсов в процессе выполнения поставленных задач". (Р. Дафт)
Организация - принятие решений о методах и инструментах выполнения плана. Создание необходимых условий, которые дают людям возможность эффективно работать вместе для достижения общих целей.
Основными задачами организации являются:
Организация как функция управления должна обеспечивать соответствие существующей системы новым целям, установленным в плановых заданиях. Если такого соответствия нет, то при помощи функции организации создаются новые системы или реорганизуются старые в целях придания им качеств, необходимых для достижения поставленных целей.
Основной показатель высокой организации управления - быстрая реакция на изменения факторов внешней среды.
Для лучшего понимания сущности функции организации ее следует разбить на 3 этапа:
Первый этап. Построение организационной структуры. Выделение подразделений, определение их состава, задач и функций.
Второй этап. Установление соподчиненности и взаимосвязей. Здесь должны быть четко определены права, обязанности и ответственность структурных подразделений и отдельных лиц. Это достигается путем разработки положений о структурных подразделениях и инструкций, определяющих внутренний порядок, границы деятельности каждого подразделения и работника организации (см. Регламентирующие документы). Предусматривается также персональная ответственность должностных лиц за выполнение указаний вышестоящего органа управления. С помощью инструктирования создаются условия для осуществления процессов, не зависящих от индивидуальных качеств людей, а вытекающих из требований системы управления. Таким образом, второй этап - это предусмотрение взаимоотношений в организации (как горизонтальных, так и вертикальных).
Третий этап. Обеспечение этих взаимоотношений - распорядительство. Доведение до подчиненных распорядительных актов. Перед управляющей и управляемой системами ставятся конкретные задачи обеспечения технического, организационного и экономического регулирования процесса производства, предупреждаются отклонения, восстанавливаются ранее предусмотренные параметры. Этот этап тесно связан с функцией контроля. Однако регулирование в рамках функции организации имеет скорее превентивный (предупреждающий) характер, в рамках же функции контроля - это реакция на отклонение. Функция организации способствует реализации функции контроля и других функций управления. Распорядительное воздействие осуществляется посредством приказов, распоряжений, устных указаний.
Опыт показывает, что чем больше внимания уделяется регламентированию, нормированию труда и инструктированию, тем меньше возникает потребности в распорядительном воздействии и меньше приходится решать частные вопросы.
Чем больше внимания уделяется регламентированию, нормированию труда и инструктированию, тем меньше возникает потребности в распорядительном воздействии и меньше приходится решать частные вопросы.
Существует ряд принципов, которыми следует руководствоваться в процессе выполнения функции организации:
SEB24. Библиотека лучших практик в области построения, оптимизации и развития организационных систем. Глоссарий
См. также: