Организация как функция управления

Организация - ключевая функция управления. Направлена на формирование отдельных подсистем, а также связей и отношений между ними. Обеспечивает упорядоченность всех направлений работы предприятия.

"...Под организацией понимается прежде всего размещение организационных ресурсов для достижения стратегических целей компании. Размещение ресурсов выражается в распределении работников по подразделениям и рабочим местам, в формировании официальных структур власти и механизмов координации выполнения различных организационных задач.

Принципы организации «как делать» имеют большое значение, потому что они вытекает из стратегии «что делать». Стратегия определяет, что делать; организация определяет, как это делать. Организационная структура — это инструмент менеджмента, используемый для объединения ресурсов в процессе выполнения поставленных задач". (Р. Дафт)

Организация -  принятие решений о методах и инструментах выполнения плана. Созда­ние необходимых условий, которые дают людям возможность  эффективно работать вместе для достижения общих целей.

Основными задачами организации являются:

1. Формирование структуры организации, исходя из размера предприятия, его целей, технологии, персонала и других пере­менных;
2. Установление конкретных параметров, режимов работы подразделений организации, отношений между ними;
3. Обеспечение деятельности организации ресурсами (челове­ческими, финансовыми, материальными, информационными).

Организация как функция управления должна обеспечивать соответствие существующей системы новым целям, установлен­ным в плановых заданиях. Если такого соответствия нет, то при помощи функции организации создаются новые системы или ре­организуются старые в целях придания им качеств, необходимых для достижения поставленных целей.

Основной показатель высокой организации управления - быстрая реакция на изменения факторов внешней среды.

Для лучшего понимания сущности функции организации ее следует разбить на 3 этапа:

Первый этап. Построение организационной структуры. Выделение под­разделений, определение их состава, задач и функций.

Второй этап. Установление соподчиненности и взаимосвязей. Здесь должны быть четко определены права, обязанности и ответствен­ность структурных подразделений и отдельных лиц. Это достига­ется путем разработки положений о структурных подразделениях и инструкций, определяющих внутренний порядок, границы де­ятельности каждого подразделения и работника организации (см. Регламентирующие документы). Предусматривается также персональная ответственность долж­ностных лиц за выполнение указаний вышестоящего органа уп­равления. С помощью инструктирования создаются условия для осуществления процессов, не зависящих от индивидуальных ка­честв людей, а вытекающих из требований системы управления. Таким образом, второй этап - это предусмотрение взаимоотношений в организации (как горизонтальных, так и вертикальных).

Третий этап. Обеспечение этих взаимоотношений - распорядительство. Доведение до подчиненных распорядительных актов. Перед управляющей и управляемой системами ставятся конкретные за­дачи обеспечения технического, организационного и экономи­ческого регулирования процесса производства, предупреждаются отклонения, восстанавливаются ранее предусмотренные пара­метры. Этот этап тесно связан с функцией контроля. Однако регулирование в рамках функции организации имеет скорее превентивный (предупреждающий) характер, в рамках же функции контроля - это реакция на отклонение. Функция орга­низации способствует реализации функции контроля и других функций управления. Распорядительное воздействие осущес­твляется посредством приказов, распоряжений, устных указаний.

Опыт показывает, что чем больше внимания уделяется регла­ментированию, нормированию труда и инструктированию, тем меньше возникает потребности в распорядительном воздействии и меньше приходится решать частные вопросы.

Чем больше внимания уделяется регла­ментированию, нормированию труда и инструктированию, тем меньше возникает потребности в распорядительном воздействии и меньше приходится решать частные вопросы.

Существует ряд принципов, которыми следует руково­дствоваться в процессе выполнения функции организации:

1. Связь с целями предприятия, определяемыми в ходе планирования.
2. Разделение труда. Поручение различных задач индивидуумам и объединение их в управляемые рабочие группы или под­разделения.
3. Координация различных видов деятельности, порученных каждой группе, посредством установления рабочих взаимоотно­шений, включая четкое определение того, кто осуществляет ру­ководство (у одного подчиненного не может быть двух начальни­ков), т.е. каждый член группы должен знать, что он должен де­лать, сроки выполнения работ и кто им руководит (управляет).
4. Единство цели - каждое подразделение и конкретный член организации должны работать на общую цель, т.е. цели и задачи разных подразделений и работников не должны противоречить общим целям организации.
5. Использование эффективных норм управляемости. Можно выделить два важных фактора, определяющих нормы управляе­мости (количество сотрудников, которыми может эффективно управлять один менеджер), - это время и частота, т.е. сколько времени необходимо менеджеру проводить с каждым сотрудни­ком и как часто. Этот критерий во многом зависит от умения ме­неджера общаться с подчиненными, сложности решаемых задач, интереса и вовлеченности в трудовой процесс

SEB24. Библиотека лучших практик в области построения, оптимизации и развития  организационных систем. Глоссарий

См. также:

• Ключевые функции управления