Планирование

Планирование – это воплощение будущего в настоящем, чтобы уже сейчас я мог влиять на него. – Алан Лакейн

 КАРТА

Ничто так не способствует успешному выполнению дел как хороший план. Он помогает людям, которым просто необходимо работать по плану. Он способствует более рациональному использованию ресурсов. Он позволяет быстрее справляться с работой. Он дает возможность предвидеть проблемы еще до того, как они возникли. Это один из тех аспектов управления людьми, которые повсеместно снискали положительные отзывы. Хороший план оставляет больше времени для других дел, позволяя при этом чувствовать уверенность в том, что остальные дела находятся под контролем и идут, как было запланировано.

НЕДОСТАТОК

Сотрудник планирует далеко не все. Склонен принимать решения по наитию и в последний момент.  Не использует рациональные методы, чтобы наметить цели и распределить работу. Может чувствовать себя неуверенно, имея дело со структурой и протеканием процессов. Может относиться к планирования пренебрежительно, окружающие воспринимают его как неорганизованного или простоватого человека. У него может не хватать терпения, чтобы наметить цели и ориентиры, оценить трудности, запланировать сроки выполнения задач, разработать график и устранить препятствия, мешающие осуществлению плана. Может сбивать с толку подчиненных и коллег. Может демотивировать окружающих.

НОРМА

Сотрудник точно оценивает продолжительность и сложность заданий и проектов. Намечает ориентиры и цели. Делит работу на последовательные этапы. Разрабатывает графики ее выполнения и распределяет задания. Предвидит и учитывает затруднения и препятствия. Соотносит деятельность с поставленными целями. Оценивает результаты работы.

ИЗБЫТОК

Сотрудник может слишком полагаться на правила, положения, процедуры и схемы. В ходе работы не всегда учитывает человеческий фактор. Не отличается гибкостью, испытывает трудности при быстрых переменах.

НЕКОТОРЫЕ ПРИЧИНЫ

• Высокомерие
• Отсутствие интереса к предмету
• Нетерпение
• Отсутствие видения структуры и процесса
• Потребность все упрощать
• Неумение распоряжаться временем – постоянно некогда

НЕКОТОРЫЕ РЕКОМЕНДАЦИИ

Определите задания и виды работ. Большинство успешных проектов начинаются с хорошего плана. Что необходимо выполнить? Каковы цели? Каковы временные рамки? Какие ресурсы мне потребуются? Какая часть этих ресурсов находится в моем распоряжении? В чьем распоряжении находятся оставшиеся ресурсы, которые мне понадобятся – люди, финансы, инструменты, материалы, другая поддержка? Определите все виды работ – от А до Я.Многих считают неорганизованными, не имеющими четкого плана, только потому, что они не
записывают порядок выполнения работ или блоков работ и всегда что-либо упускают.Попросите других дать вам комментарии относительно последовательности работ и возможных отсутствующих элементов. 

Составьте план. Приобретите программное обеспечение, позволяющее строить графики PERT и GANTT. Станьте экспертом в их применении. Результаты работы в этой программе используйте, чтобы доносить свои планы до других людей. Используйте схемы последовательности действий в своих презентациях. Определитесь с целями и критериями. Ничто так не способствует выполнению проекта согласно графику и бюджету как заданные цель, план и критерии выполнения. Определите цели - как для всего проекта, так и для единичных заданий, и на каждый из них составьте план. Установите критерии, чтобы как вы сами, так и другие, имели возможность отслеживать прогресс относительно поставленных задач. 

Организация и оценка работы.
Управляйте проектом с помощью нескольких планов, или нескольких частей одного крупного плана. Многие попытки осуществления сложных планов связаны с необходимостью управлять сразу несколькими параллельными процессами или многочисленными заданиями одновременно. В этом отношении помогает генеральный план. Хорошее планирование уменьшает шансы образования «прорех» в управлении проектом.

Эффективное управление ресурсами. Спланируйте бюджет и согласно ему осуществляйте управление проектом. Расходуйте средства осмотрительно. На случай непредвиденных расходов имейте резерв. Создайте график финансирования, чтобы лучше контролировать текущие издержки относительно составленного плана.
Соответствие людей тем задачам, которые им предстоит выполнять. Все люди – разные. У каждого есть свои сильные стороны, свой уровень знаний и опыта. Вместо того чтобы применять ко всем одинаковый подход, гораздо продуктивнее подходить к каждому индивидуально. По-настоящему равное отношение заключается в том, чтобы давать людям такие задания, которые соответствуют их способностям.

Умение разбираться в людях.
Чтобы вас заметили те, кто принимает принципиальные решения. Топ-менеджеров мишура интересует далеко не так сильно, как попытаются вас убедить некоторые. Им нужны люди, способные решать проблемы, выявлять возможности, предотвращать катастрофы, и с широким спектром умений и навыков. Им нужны смелые исполнители. Принимайте участие в проектах, связанных со взаимодействием с руководством. Сконцентрируйте усилия на таких действиях, которые более всего отвечают сути вашей организации. Отыщите возможность в
бизнесе и постарайтесь ее воплотить. Выберите для себя крупную проблему и в поте лица работайте над ее решением. Нужно, чтобы вас было и видно, и слышно, но без показухи. 

Видение плана в процессе. Что может пойти не по плану? Проиграйте мысленно все сценарии. Продумайте несколько способов реализации плана. Перечислите потенциальные проблемы: от наиболее вероятных – к наименее вероятным. Продумайте, что бы вы сделали, если бы действительно пришлось столкнуться с проблемами из числа наиболее вероятных. Для каждого из таких случаев разработайте план действий. Уделите особое внимание слабым звеньям. Обычно таковыми являются группы или элементы, связь с которыми или контроль над которыми – затруднены (возможно, кто-то, находящийся на отдаленном расстоянии; консультант, или же поставщик). Старайтесь вдвое чаще поддерживать контакт со слабыми звеньями.

Контроль за выполнением плана. Как узнать, укладываетесь вы в запланированные сроки или нет? Могли бы вы оценить время, необходимое для завершения работ или процент уже завершенных работ в любое время? Предоставляйте всем людям, причастным к реализации плана, обратную связь относительно его выполнения.
Найдите в своем окружении человека, которому планирование удается лучше, чем вам, и понаблюдайте, как это делается. Как он это делает в сравнении с вами? Старайтесь в своей деятельности больше делать того же, что делает этот человек. Попросите дать отзыв о вашем плане тех людей, которым уже пришлось по нему работать. Что им понравилось? В чем возникали трудности?

Помощь других людей. Поделитесь своими идеями относительно проекта с другими людьми, возможно с теми, поддержка которых вам понадобится в будущем. Пусть они тоже примут участие в составлении плана. Делегируйте составление плана тем, у кого это получается лучше, чем у вас. Определите цели и объем работ, предоставив составление детального плана другим. Дополнительная помощь? 

Готовясь к сражению, я всегда осознавал, что планы – бесполезны, но планирование -
необходимо. – Двайт Эйзенхауэр