Организационные рутины (организационные процедуры)

   Организационные процедуры  — в организационной теории это «повторяющиеся, узнаваемые модели взаимозависимых действий, выполняемых несколькими участниками».

В эволюции и эволюционной экономике рутинные действия служат социальными репликаторами — механизмами, которые помогают поддерживать организационное поведение и знания.

В теории организационного обучения, рутинные действия служат своего рода памятью, особенно в отношении некодифицированных, неявных знаний. В стратегическом менеджменте, особенно в ресурсно-ориентированном подходе к фирмам, организационные рутинные действия формируют микроосновы организационных возможностей и динамических возможностей.

Несмотря на широкое использование концепции рутинных действий в научной литературе, организационные рутинные действия до сих пор вызывают много споров. Например, учёные рассматривают их и как источник стабильности, и как движущую силу организационных изменений. Пытаясь лучше понять «изнанку» организационных рутинных действий, Пентланд и Фельдман предложили различать демонстративный и перформативный аспекты рутинных действий. Последнее относится к реальным действиям, совершаемым участниками, в то время как первое часто относится к некоему абстрактному «сценарию», который представляет эти действия в более абстрактном виде. Коэн и Бакдаян показали, что с когнитивной точки зрения действия хранятся в процедурной памяти (а не, например, в декларативной), и поэтому маловероятно, что существует сценарий, кодифицирующий действия. Напротив, некоторые учёные сравнивают действия с грамматикой действий.

Школа Карнеги

Концепция организационных процедур связана со Школой Карнеги.

• В связи с этим в работе Дьюи (1922) привычки рассматриваются как форма рефлексивного действия и как основной фактор индивидуального и коллективного поведения.
• В последующие годы Стин (1940) описал организационные процедуры как модели взаимодействия, необходимые для координации организационной деятельности, и отделил их от действий, которым предшествует принятие решений.
• По мнению Саймона, идеи отдельных людей ограничены рациональностью, а организации — это рациональные системы, в которых необходима координация и разрешение конфликтов. Он также утверждал, что организационные процедуры разрабатываются для экономии времени и внимания при анализе и принятии решений. Такие процедуры сочетаются с программами повышения эффективности, которые позволяют организациям реагировать на изменения в окружающей среде. Стандартные правила и модели поведения способствуют эффективным организационным процессам принятия решений, поскольку они упрощают поиск проблем, разрешение конфликтов и адаптацию к окружающей среде.

Когнитивные основы организационного поведения в школе Карнеги опирались на такие аспекты, как эмоции и привычки. В связи с этим книга Нельсона и Винтера под названием «Эволюционная теория экономических изменений», вышедшая в 1982 году, считается самой влиятельной работой, посвящённой рутине, и демонстрирует стремление авторов дать более глубокое объяснение организационного поведения, которое противоречит традиционным представлениям неоклассической экономики.

 В этой книге рутинные операции определяются как регулярные и предсказуемые действия, и авторы предполагают, что они действуют подобно биологическим генам, поскольку передаются по наследству и отбираются окружающей средой. Таким образом, они составляют основу эволюционных изменений в организации (например, производства или внедрения), в отличие от умения выбирать (например, обдумывать, выбирать альтернативу или вносить изменения).

С другой стороны, возможности — это то, что компания может делать в любой момент времени. Этот термин используется как синоним понятия «рутина». Нельсон и Винтер использовали понятие «отдельные навыки» для объяснения рутины, предполагая, что рутина координирует действия, которые протекают гладко. Рутина рассматривается как цель производительности, которая предлагает механизмы контроля и платформы для воспроизведения. Она также является хранилищем организационной памяти, поскольку организации отслеживают конкретные действия конкретных людей в ответ на определённые стимулы. По мнению Нельсона и Винтера, контекстуальная основа рутинных операций заключается в навыках, организации и технологиях, которые объединены в единую систему.

Рутинные операции также являются основой для изменений, поскольку инновации подразумевают новые комбинации существующих рутинных операций. Другими словами, понятие рутинных операций выходит за рамки простых процедур и программ. Кроме того, в рамках подхода возможностей была представлена специфичная для конкретной компании концепция рутинных операций, зависящих от выбранного пути, которая делает акцент на их сложности и объясняет их влияние на различия в производительности. Несмотря на то, что она основана на эволюционной экономике и, следовательно, уделяет минимальное внимание индивидуальной свободе в повседневных делах, многие идеи согласуются с практической точкой зрения.

Более того, Нельсон и Винтер ожидали, что в последнее время основное внимание будет уделяться эндогенным изменениям в рутинах, когда утверждали, что рутинная работа связана с регулярно возникающей небрежностью, проскальзыванием, нарушением правил, неповиновением и саботажем. Однако до сих пор неясно, насколько рутины целенаправленны, насколько стабильны и как часто в них происходят изменения. Некоторые учёные рассматривали поведенческие закономерности рутин и их привычную природу, в частности утверждая, что они выполняются бездумно, пока их не нарушит внешнее изменение. Это согласуется с представлением о рутине как об эвристическом методе и простом правиле для принятия повседневных решений.

В связи с этим Уэйк и Робертс применили когнитивный подход, объяснив, что неявная координация и внимательное отношение к взаимосвязям в системах рутинной деятельности проистекают из коллективного разума и общего консенсуса в отношении того, как выполняются задачи, а роль каждого отдельного человека указывает на врождённое и особое представление о рутине.

Этот аргумент был опровергнут Пентландом, который утверждал, что выполнение рутинных задач требует от человека выбора действия из списка действий, где выполнение результата считается достижением, требующим усилий. Работа Пентланда легла в основу практической теории, поскольку в ней уделяется внимание повседневным действиям, связанным с выполнением конкретных рутинных задач. Исходя из этого базового понимания, организационные рутинные процессы можно определить как повторяющиеся модели взаимозависимых организационных действий. Это определение согласуется с основами рутинных процессов, а также с подходами, основанными на возможностях и практике, которые появились в результате этой работы, но имеют разную направленность. С одной стороны, подход, основанный на возможностях, опирается на точку зрения организационной экономики, где рутинные процессы рассматриваются как «черный ящик» и направлены на достижение организационных целей. С другой стороны, подход, основанный на практике, опирается на организационную теорию, где особое внимание уделяется процессам «черного ящика».

Рутина основана на предположении о том, что с течением времени в результате деятельности формируются устойчивые модели поведения.

Несмотря на это предположение, до сих пор нет единого мнения о том, что такое деятельность. Анализ литературы, представленный Беккером, согласуется с определением рутины как повторяющегося взаимодействия устойчивых моделей поведения и подчёркивает коллективный характер рутины, а не индивидуальный характер привычек.Рутина лежит в основе экономических и деловых явлений, поскольку играет важную роль в организации.

Рутинные действия выполняют несколько организационных функций:

• рутинные действия координируются и контролируются. Координация — это обеспечение одновременности действий, что приводит к регулярности, последовательности и предсказуемости и может легко перерасти в контроль.
• Рутинные действия также отражают перемирие в том смысле, что они основаны на микрополитической стабильности, которая обеспечивает их свободное функционирование. Нельсон и Винтер объяснили, что этот аспект рутинных действий по большей части игнорируется, хотя он имеет решающее значение с точки зрения результатов эволюционной теории. Без такого перемирия невозможно объяснить, почему рутинные действия нарушаются и теряют стабильность.
• Рутинные действия — это основной механизм экономии ограниченных когнитивных ресурсов за счёт высвобождения таких ресурсов на более высоком уровне осознанности благодаря тому, что повторяющиеся решения принимаются с помощью полусознательных механизмов. Внимание сосредоточено на исключительных событиях, а не на повторяющихся, поэтому поиск осуществляется на основе опыта, и таким образом рутинные действия значительно повышают способность человека справляться с неопределённостью.
• Рутинные действия помогают справиться с неопределённостью благодаря двум механизмам, лежащим в основе этого потенциала: высвобождению умственных ресурсов за счёт делегирования задач и обеспечению определённой предсказуемости других участников за счёт ограничений, накладываемых обстановкой.
• Рутина может создавать инертность, обусловленную когнитивными невозвратными издержками, но это не обязательно означает отсутствие потенциала для изменений и
• Рутина не обязательно приводит к инертности, она также может способствовать стабильности. Эта функция игнорируется в пользу патологического состояния «инертности». Обеспечение стабильности играет ключевую роль в обучении, поскольку позволяет проводить сравнения. Таким образом, рутина играет важную роль в обеспечении стабильности и внедрении изменений. Как правило, важно понимать, что рутина не ограничивает, а, наоборот, способствует.
• Рутины сочетаются с другими рутинами, и это может побуждать к другим рутинам. Триггер может состоять из уровней стремления.
• Рутинные действия представляют собой знания, такие как неявные знания и знания в действии. Такое воплощение чувствительно к определённым уровням прерывания рутинных действий.
• Мы можем провести различие между операционными процедурами и стратегическими или динамическими процедурами, которые определяют организационный поиск и изменения. В последнем случае прослеживается явная связь с литературой о динамических возможностях.

Развивая аргументацию на основе вышеприведённого утверждения о том, что рутинные действия — это повторяющиеся модели взаимодействия, можно сказать, что рутинные действия характеризуются повторяемостью в силу своей цикличности, постоянством, приводящим к предсказуемости, моделями взаимодействия, имеющими коллективный характер, взаимодействием коллективных моделей, составляющих единое целое из различных рутинных действий.

Другими словами, рутинные процессы в организациях представляют собой коллективные действия, объединяющие элементы распределённых действий. Рутинные процессы также являются самоподдерживающимися и не требуют добровольного обсуждения. Благодаря этой особенности проблемы устраняются из сферы сознательного влияния, а когнитивные ресурсы высвобождаются для обдуманных действий при работе с рутинами. Более того, рутинные процессы — это динамическое явление, они зависят от контекста, специфичны и могут быть перенесены только на ограниченный уровень. В связи с этим успешное применение рутинных процессов зависит от особенностей контекста, в котором рутинные процессы и контекст дополняют друг друга.

Стандартизацией можно снизить специфичность, но не нейтрализовать её. Процедуры можно переносить в различные контексты, но в ограниченном объёме, что указывает на то, что они могут отражать локальные оптимальные решения, но не глобальные оптимальные решения. Процедуры формируются под влиянием истории и зависят от пройденного пути. Такие процедуры, зависящие от пройденного пути, проясняют их связь с взаимозависимыми силами, которые обеспечивают положительную или отрицательную обратную связь между ними и не имеют заранее определённого завершения. С этой целью изменения, скорее всего, будут вноситься постепенно и основываться на предыдущем состоянии, поэтому понимание текущей формы системы важно для инсайдеров.

Несмотря на то, что существует несколько вариантов интерпретации и концептуализации рутины, можно выделить некоторые общие характеристики, присущие этой роли. Рутина считается центральным хранилищем организационных знаний и основой для развития организационных возможностей и изменений

• Сайерт и Марч использовали метафору рутинных действий как программ для выполнения задач
• Нельсон и Уинтер описывают рутинные операции как привычки или навыки организации
• Рутинные действия позволяют повторять одни и те же операции, однако по мере того, как они адаптируются к изменениям в окружающей среде, рутинные действия, как это ни парадоксально, обеспечивают как стабильность, так и изменения внутри организаций
• Ещё одна аналогия, которую часто приводят для описания того, как рутина способствует решительным действиям, — это «рутина как гены»

• На организационном уровне анализа Нельсон и Винтер предложили множество метафор для описания рутины: рутина как гены, рутина как память, рутина как перемирие, рутина как объект контроля, репликации и имитации 3. Каждая из этих метафор представляет рутину как нечто обособленное.

• С другой точки зрения рутинные действия — это набор возможностей, которые можно описать как грамматики. Грамматический подход позволяет взглянуть на рутинные действия изнутри. Выбор и выполнение рутинных действий требует усилий. Это не единичный шаблон, а скорее набор возможных шаблонов, из которых участники организации выбирают конкретные действия, функционально схожие, но не обязательно одинаковые. Рутинные действия можно описать с помощью грамматики, которая объясняет закономерности в различных моделях поведения. Точно так же, как английская грамматика позволяет носителям языка составлять разнообразные предложения, организационная рутина позволяет сотрудникам выполнять разнообразные задачи. Таким образом, рутинная деятельность — это не бездумное и автоматическое выполнение задач, а скорее целенаправленная работа в определённых рамках. (Источник)

SEB24. Библиотека лучших практик в области проектирования, оптимизации и развития  организационных систем. Глоссарий