Девять правил эффективного сокращения издержек

Правило № 1. Стратегия сокращения издержек зависит от стадии жизни компании

Традиционная схема жизни компании выглядит так: начинается все с идей, со стадии выживания, потом начинается стадия развития, роста, дальше стадия стабильности. А потом, если компании не повезло, наступает упадок.

Правило очень простое – чем старше компания, тем потенциально больше у нее возможностей для сокращения затрат, те самые непродуктивные издержки, которые безболезненно помогут компании преодолеть следующую стадию.

Тем не менее, жизнь диктует какие-то свои отвлеченные моменты. Во-первых, на каждой их этих стадий, мы можем попасть в ситуацию, когда издержки растут неуклонно и неконтролируемо. В результате, не дойдя до самого высокого уровня развития компании, мы получим то же самое, что можем получить в самом конце ее жизни, т.е. смерть в результате непродуктивного наращения издержек. В то же время, практика говорит о том, что если на каком-то этапе мы переходим на новый продукт, если мы переходим на новые возможности, то мы получим дубль той же системы и растем дальше. И там дальше могут быть еще больше издержки, которые являются продуктивными.

Правило №  2. Нет универсальных рецептов

 Даже то, что было в прошлый раз успешно, не факт, что поможет вам пережить новую зиму.

Существует в теории большое количество историй и приемов, каким образом мы можем провести сокращение издержек. Если выйти в интернет или открыть любой достойный учебник по экономической теории, можно найти и понять, что они значат. Проблема в том, что каждый из них имеет свою стратегию работы, свои плюсы и минусы.

Даже разные стадии жизни компании имеют под собой различные потенциальные возможности для использования того или иного метода сокращения затрат.

Поэтому, любую идею по возможности надо попытаться применить на небольшом участке: отдельном регионе, подразделении или на каком-то отдельном элементе затрат,. После этого, идею можно будет доработать с учетом специфики компанию И только после этого можно внедрять идею.

Даже собственный опыт с предыдущих работ, предыдущего периода, может быть не всегда релевантен. Мы понимаем, что сегодня ситуация поменялась даже по отношению к предыдущему полугодию.

Правило №3. Расставляйте приоритеты.

Есть три направления, по которым вам необходимо оценить каждую издержку:

1. Принадлежность процесса ключевым компетенциям или стратегии компании. В первую очередь, вы смотрите, насколько то, к чему относятся те или иные издержки, является ключевым фактором успеха вашей компании, а что является второстепенным и, потенциально, может быть отдано на аутсорсинг.
2. Какая добавленная стоимость генерится теми или иными издержками.
3. Насколько сокращение издержек или увеличение затрат, может повлиять на конечный результат, на и беду и прибыль. В зависимости от того, на что вы ориентируетесь при составлении планов и подведение результатов периода.

Соответственно, есть 3 направления в этой системе, и чем ближе та или иная издержка к центру координат, тем больше внимания ей должно быть уделено, т.е. чем больше эластичность прибыли по конкретной издержке, чем меньше генерит добавленную стоимость данная издержка, и чем менее она ключевая, тем больше внимания необходимо уделить издержке для того, чтобы иметь возможность ее оптимизировать.

Правило 4. Сформулируйте «правила игры»

После того как приоритеты расставлены, наступает этап формализации и согласования.

Во-первых, ваша система не должна противоречить учету, аудиту и внутренним системам безопасности.

Во-вторых, сами исполнители должны быть вовлечены в этот процесс. Конечно же стратегия и бюджеты, так как вы, в конечном счете, влияете на то, насколько ваш бюджет будет выполнен и насколько план будет отличаться от факта.

Процессы не должны противоречить действующему законодательству. Иногда сокращение затрат упирается в решение данного вопроса.

Разумеется, ваша система не должна противоречить действующим документам компании. Если вы что-то хотите изменить в действующих системах, то следующим пунктом, после утверждения правил игры по новому проекту, вам необходимо внести изменения этих самых действующих регламентов, чтобы они не были противоречивыми.

Если у вас мотивация годовая, и вы решили в середине года что-то сделать, обратите внимание, на то, будут ли объективны предпосылки к тому, что люди будут готовы использовать ваши приемы для того, чтобы достигать целей и оптимизировать издержки.

Формализация не существует в вакууме. Она всегда должна опираться на какие-то действующие институты и инфраструктуру.

Правило №5. Обучение, пропаганда, разъяснение и мотивация – половина успеха

Если люди, с которыми вы работаете, не понимают, зачем им участвовать в вашей программе, то часто вы получаете просто формальное участие. Есть три элемента повышения эффективности предыдущих правил.

1. Финансовая привязка. Это, прежде всего, касается позитивных или негативных выплат, т.е. какие-то бонусы или их удержание за исполнение или неисполнение ваших правил.

2. Нефинансовые поощрения. То, что было в Советском Союзе и сейчас незаслуженно забыто: различные грамоты, различные пропагандистские элементы.

3. Возможность получить какие-то дополнительные знания и навыки. Даже рассказ о том, почему компании это выгодно, помогает преодолеть первый негативный эффект от внедрения новых процессов, а часто решить 20-30% ,а то и больше, накопившихся проблем.

Самыми удачными проектами являются проекты, связанные с эффективной работой с документами и с закрытием дебиторской задолженности и всевозможными вещами, связанными с учетом. Переоценить успешность пропаганды в этой части расходов невозможно. Если вы сможете достучаться до сердец, то вы сможете сократить за 3-4 месяца проблемы в разы.

Правило №6. Нет предела совершенству

Итак, есть некий цикл оптимизации. Если вы получили какую-то эффективную модель, то следующий этап работы с этим проектом это введение этих правил в регулярную работу.

В идеале идеи оптимизации издержек, которую вы эффективно внедряете и пропагандируете в своей компании, постепенно должны встраиваться в обычные процессы, что в процессе бюджетирования или реализации каких-то инициатив, должны рассматриваться как само собой разумеющееся. Т.е. приходит время сделать какую-то оценку возможности сократить издержку и уже без участия финансистов, сами менеджеры могут предлагать какие-то идеи, помогать новичкам, либо же обращаться в соседние подразделения с вопросами о том, как они сделали так, чтобы какая-то статья была более эффективно использована в работе.

Если линейный персонал отвечает за свою работу в основном объемом и качеством работ, то, то, чем занимается топ-менеджмент и руководители отделов – это продумывание процессов и экономическая эффективность. Поэтому, когда вы внедряете процесс оптимизации издержек, не забывайте о том, что с ростом уровня менеджмента, вы должны по-разному относиться к тому, каковы будут правила игры. Не забывайте и про то, что в определенных ситуациях, то, что вы можете дать администратору или исполнителю, не то же самое, как вы будете работать на этом проекте среди предпринимателей или политиков.

Правило 7. Собственность – привилегия щедрых

Каждая покупка сопряжена с огромным количеством новых рисков и новых расходов. Часто мы помним только про несколько из них: сколько стоит тот или иной актив, сколько стоит его доставка, пуско-наладка, запуск, если это требует дополнительной сертификации или обучения. Мы забываем про целый блок вещей, которые относятся к последующим расходам: это и стоимость дополнительных и запасных частей и их замены, стоимость кредитов или лизингового капитала, всевозможных компенсаций рисков. Часто бывает, что если обсчитать все риски, то владение каким-то активом становится не таким уж и привлекательным. Именно поэтому компании, которые занимаются розничной торговлей, сами не владеют недвижимостью.

Поэтому при работе с какими-то активами, необходимо отдельно продумывать: имеет ли смысл не просто сократить какие-то операционные издержки, но и изменить инвестиционную программу. Возможно, будет  удобнее арендовать эту собственность, либо перейти в лизинговые отношения. Либо вообще отдать эту функцию на аутсорсинг и не владеть, например, серверами, IT-инфраструктурой.

Соответственно, есть и дополнительный момент, если вы отказываетесь от собственности. Очень часто собственность может быть предметом залога, и отдельным элементом, по которому оценивают стабильность компании. Если компания владеет уставным капиталом в 10 000 руб. и не имеет на балансе собственности, то отношение к ней совершенно иное, нежели к компании с многомиллионным уставным капиталом и большим количеством собственных зданий и строений.

Правило №8. Проверьте, не повредит ли эффективная оптимизация на другом участке

Так случается, что некоторые издержки не могут быть эффективно оптимизированы, например, на работу с отдельными IT-процессами, например, с какой-нибудь инкассацией, или с чем-нибудь, что имеет некую фиксированную стоимость.

В тоже время, мы понимаем, что некоторые из этих издержек, в частности, бесплатный кофе для сотрудников, могут содержать не такой большой потенциал для оптимизации затрат. Ряд издержек именно потому и велики, что определяют качество вашего продукта, ибо качество взаимодействия с партнером - более привлекательный сервис, который на самом деле генерит ваши продажи, либо позволяет персоналу быть более лояльным к вам и платить им, в частности, меньше зарплаты.

Часть из издержек это некая верность традициям и историческое разрушение каких-то вещей может радикально повлиять на вас, как на работодателя или как на партнера.

Поэтому, когда вы занимаетесь оптимизацией затрат, вы должны обернуться на 180 градусов, а лучше на 360, и проверить, действительно ли все эффективности не ударят другой стороной процесса по тому, что вы называете реализацией, привлекательностью или интересом к вам со стороны вашего персонала, или ваших партнеров и клиентов.

Правило №  9. Продолжайте искать и учиться

Не останавливаться на достигнутом и не забывать о том, что ваши коллеги, в конкретный момент времени, могут знать что-то уникальное интересное, и вам неизвестное. Например, не забывайте покупать журнал ФД, не забывайте заходить на форумы и участвовать в вебинарах.

Некоторые вещи могут оказываться не такими уж и очевидными для тех людей, которые с ними не сталкивались. Например, прямая линия не только в эвклидовой геометрии может оказаться не самым простым путем достижения цели. Иногда, самое короткое расстояние – это то, что нам кажется изначально кривым, но практика показывает, что эффективность это то, что за меньшее время позволяет достигать наибольший результат.

Read more: http://fd.ru/articles/157418-sqv-15-m12-devyat-pravil-effektivnogo-sokrashcheniya-izderjek#ixzz3xKs0BKLq