5 степеней зрелости бизнес-процессов

Зрелость – один из ключевых показателей эффективности процесса. Он оценивает его логику, измеримость, контролируемость, гибкость и способность к развитию.

Кратко рассмотрим 5 степеней зрелости бизнес-процессов – их суть, основные характеристики и примеры. 

1 степень зрелости – Начальный процесс

Характерна для компаний, которые начали деятельность и только выпустили свой продукт. Ведут активную маркетинговую деятельность, тратя много усилий на поиск клиентов

В составе – небольшая команда, бюджет ограничен. Регламентов нет, последовательность работ не определена, некоторые этапы и вовсе могут быть пропущены. Цель бизнеса может быть непонятна сотрудникам.

Пример: небольшая кофейня, которая только начала свою деятельность. Здесь еще нет автоматизации бизнес-процессов: заказы будут только в записях официантов или же записываются вручную в электронную таблицу.

Что сделать для перехода на следующую стадию? Определить цель бизнеса и способы ее достижения. Для кофейни это может быть получение прибыли за счет увеличения среднего чека и привлечения новых и постоянных клиентов, благодаря улучшению сервиса и качества продукции. 

Для успешного достижения цели должен быть выстроен весь бизнес-процесс. Затем его важно донести до каждого сотрудника, чтобы он осознал свое влияние на достижение общей цели. 

Все сотрудники вносят вклад в успех бизнеса, поэтому их участие и вовлеченность в процессы должны быть активными. 

Также необходимо разработать должностные инструкции и планы нагрузки, ознакомить с ними сотрудников. Это позволит определить и распределить задачи и ресурсы, обеспечить бесперебойную работу процессов, поддержать эффективность работы кофейни и достижение ее целей.

2 степень зрелости – Повторяемый процесс

Бизнес достигает своей цели, менеджмент и сотрудники понимают процессы, свои роли и выполняемые задачи.

Процессы имеют логическую последовательность выполнения, регламентированы, стандартизированы и могут быть частично автоматизированы. Есть режим работы сотрудников, график отпусков, а также управление процессами: планирование работ, бюджетов, управление рисками. Но пока не решен вопрос с качеством конечного продукта.

Пример: производственная компания, которая уже начала оптимизировать свои процессы и внедрять систематический подход к управлению бизнес-процессами. Можно сказать, что компания работает не зря, но можно и нужно лучше. 

Что сделать для перехода на следующую стадию? Провести анализ процессов с учетом соответствия ГОСТ и стандартам ISO для конкретной профессиональной области. Этот этап включает разработку декомпозированных схем процессов, т.е. их более детальное описание,  оценку потоков данных. Особое внимание стоит уделить регламентирующим документам. 

При переходе процессы описываются и изменяются с учетом отраслевых стандартов. Это позволяет выделить основные и второстепенные процессы. Ключевые в рамках профобласти процессы направлены на достижение основных целей и задач. Их оптимизация и улучшение способствуют повышению эффективности деятельности. 

Второстепенные процессы оказывают вспомогательную роль в рамках зрелости процессов. Они представляют собой поддерживающие функции, которые обеспечивают гладкое функционирование основных процессов. Второстепенные могут быть изменены и оптимизированы, чтобы улучшить общую эффективность всей системы.

При переходе важно выявить и классифицировать процессы с точки зрения их значимости и влияния на конечные результаты. Это позволит определить приоритеты и сосредоточить усилия на оптимизации ключевых процессов. При этом обратите внимание на второстепенные процессы, которые нужно улучшать для обеспечения эффективного функционирования всей системы.

3 степень зрелости – Определенный процесс 

Все процессы имеют логическую структуру, выстроены функциональные связи между отделами и направлениями, есть ответственное лицо и конечные сроки выполнения. Компания вводит показатели качества и эффективности процессов. Все стандарты и регламенты соответствуют ГОСТ и международным стандартам ISO. Сотрудники регулярно проходят обучение. 

На этой степени зрелости бизнес решает вопросы качества конечного продукта, но еще сильно зависим от различных факторов и не умеет подстраиваться под изменения рыночных ситуаций.

Пример: крупный производитель бытовой техники. Процессы компании отлажены, регламентированы. Но есть высокая зависимость от условий рынка и низкий уровень сервисности.

Что сделать для перехода на следующую стадию? Ввести показатели эффективности и показатели качества готового продукта, установить периоды мониторинга показателей. Компания должна разработать методики по повышению качества продукции, разработать регламенты или руководства по ведению процесса в различных ситуациях и внедрить их в производство.

4 степень зрелости – Управляемый процесс 

В работу вводятся различные показатели, позволяющие повысить управление и контроль за процессами. Применение показателей приводит к снижению используемых ресурсов. Например, ввод системы электронного документооборота позволил компании сократить временные затраты на подписание документов и расходы на бумагу.

Процессы становятся гибкими, могут пересматриваться и оптимизироваться на основании собранной информации. Бизнес может адаптироваться к изменениям рынка, но не так легко и эффективно, как на пятой степени зрелости.

Пример: компания Coca-Cola. Активно работает над оптимизацией своих бизнес-процессов и внедрением новых технологий для повышения эффективности работы. Использует системы управления производственными рисками и контроля качества на всех этапах производства. В компании разработана программа управления рисками, которая позволяет ей оперативно реагировать на возможные угрозы и риски для бизнеса.

Что сделать для перехода на следующую стадию? Уделить особое внимание доработке стратегии управления рисками и анализу показателей процессов. Это время подходит для пересмотра существующих показателей или изменения подхода к их оценке.

5 степень зрелости – Оптимизированный процесс 

Отличительная черта – наличие инновационных процессов. Этот высокотехнологичный этап развития процессов достаточно ресурсоемкий в части анализа собранных данных и организации работ по изменению процессов. 

Применяются новые способы и инструменты анализа показателей процессов. Анализируются успехи и провалы в работе. Разрабатывается и применяется стратегия оптимизации процессов.  

Пример: Toyota Motor Corporation. Компания уделяет огромное внимание оптимизации бизнес-процессов и внедрению новых технологий для повышения эффективности деятельности. Самый известный инновационный процесс корпорации – система Just-In-Time. Позволяет точно определять потребности клиентов и производить товары только в необходимом объеме, а значит снижать затраты на хранение запасов и улучшать качество продукции.

Степень зрелости – изменчивый показатель. Для обеспечения достаточного уровня выполнения процессов необходимо постоянно анализировать состояние и тенденции рынка, активно работать над обеспечением качества своей продукции, а также активно приобщать сотрудников к ценностям и философии организации. (Источник)